Korzystanie z dobrego narzędzia do współpracy zespołowej ma kluczowe znaczenie nie tylko dla usprawnienia codziennej komunikacji, ale także dla utrzymania produktywności zespołu na tym samym poziomie, co w biurze. Wydawać by się mogło, że wszystkie słowa i opinie na temat tego, które narzędzie do współpracy na odległość jest tym najlepszym, już padły. W rzeczywistości jednak, dyskusja ta jest nadal żywa i wywołuje wiele, często skrajnych emocji.
Aby zaoszczędzić Twój czas, dokonaliśmy porównania 3 popularnych narzędzi do współpracy zespołowej: Teams, Zoom i Slack.
Czy Teams, Zoom i Slack są bezpieczne?
No właśnie. Zacznijmy od porównania tego jakie funkcje bezpieczeństwa oferują aplikacje i jak dbają o nasze dane.
Microsoft Teams szyfruje nasze dane zarówno podczas ich przesyłania, jak i w spoczynku. Do klipów wideo i audio, plików tekstowych, zapisów czatu, czy udostępniania ekranu, wykorzystuje protokół SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) – chroniący dane w czasie rzeczywistym. Po pierwszym uruchomieniu, aplikacja poprosi nas o zastosowanie jedno, lub wieloetapowego uwierzytelniania, w zależności od preferencji naszej organizacji.
W ubiegłym roku, Zoom wprowadził zarówno opcję dwuetapowego uwierzytelniania, jak i ulepszone zasady szyfrowania danych. Mimo to, polityka prywatności i praktyki bezpieczeństwa tej aplikacji były przedmiotem wielu analiz i dyskusji.
Slack również umożliwia nam korzystanie z dwuetapowego uwierzytelniania. Nie sposób jednak nie wspomnieć o kilku mocnych wpadkach związanych z wyciekiem danych użytkowników.
Integracja z innymi narzędziami
W przypadku Microsoft Teams, integracja to słowo klucz. Przede wszystkim, platforma umożliwia nam integrację klasycznych aplikacji pakietu Office, takich, jak Word, Excel, czy PowerPoint z funkcjami programu Teams. Nie zabrakło też innych narzędzi ułatwiających zdalną współpracę. W praktyce, prowadząc video-konferencję w Teamsach, wszyscy jej uczestnicy mogą jednocześnie pracować na jednym, współdzielonym pliku, bez opuszczania aplikacji. To gigantyczne ułatwienie codziennej pracy na odległość.
Oprócz wspomnianych programów pakietów Office 365, platforma umożliwia połączenie z ponad 250-cioma innymi aplikacjami i usługami. Kombinacja zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa z intuicyjnymi, przyjaznymi dla użytkownika interfejsami, umożliwia nam kompleksowe zarządzanie i prowadzenie rozmaitych projektów od A do Z.
Zoom również oferuje opcje integracji z zewnętrznymi aplikacjami, w tym także z Office 365. Z drugiej zaś strony, narzędzie to często integruje się z innymi – chociażby ze Slackiem.
Slack zaś w pełni wspiera integrację zarówno z Zoomem, jak i Teamsami. Warto dodać, iż mimo tego, że połączenie nawiążemy na Slacku, to dalej obsługiwane będzie już w Microsoft Teams.
Spotkania i rozmowy
Zarówno Microsoft Teams, jak i Slack, czy Zoom umożliwiają połączenia video. Istotnie różni je jednak liczba osób, które mogą uczestniczyć w spotkaniach. Microsoft Teams daje możliwość organizowania video-rozmów na 300 użytkowników, zaś w przypadku wydarzeń online, czyli np. webinarów, jest to aż 10 000 uczestników należących do naszej organizacji, bądź gości z zewnątrz.
W spotkaniach na Zoomie, może brać udział jednocześnie 100 uczestników, z zastrzeżeniem, że maksymalnie trwać ono może 40 minut.
Pod tym względem, zdecydowanie najsłabiej wypada Slack, oferując nam video-konferencje z limitem zaledwie 15 osób.
A co z dodatkowymi funkcjami rozmów?
Z poziomu wszystkich 3 platform, możemy udostępnianić ekran innym uczestnikom spotkania. Zarówno Microsoft Teams jak i Zoom dają nam opcję podmiany wirtualnego tła. Dodatkowo – jeśli nie mamy ochoty zamieniać tła, a jedynie rozmyć je tak, by rozmówcy nie mogli dostrzec przedmiotów znajdujących się za nami – możemy skorzystać z funkcji inteligentnego rozmycia tła w Microsoft Teams.
Co w sytuacji, gdy chcielibyśmy odtworzyć nasze spotkania w późniejszym czasie? Zarówno Microsoft Teams, jak i Zoom zapewniają opcję nagrywania połączeń. Jeśli chcemy zaś nagrywać spotkania organizowane na Slacku, musimy zintegrować go z inną, zewnętrzną aplikacją.
Co poza rozmowami i telekonferencjami?
W tym punkcie, wszystkie reflektory kierujemy na Microsoft Teams. Oprócz “standardowych” funkcji komunikatora, które posiadają zarówno Zoom jak i Slack, Microsoft Teams jest wszechstronnym i multifunkcyjnym centrum zarządzania firmą, organizacją, jak i pojedynczym projektem. Dzięki mnogości zintegrowanych programów i aplikacji, w użytkowaniu Microsoft Teams ogranicza nas tak naprawdę tylko nasza wyobraźnia.
Czat z funkcjami maila
Platforma pozwala nam całościowo zapanować nad procesem i harmonogramem prac. We wbudowanym czacie znajdziemy rozmaite funkcje ułatwiające nam zdalną komunikację: od podstawowych opcji formatowania tekstu (pogrubienia, kolory), przez wypunktowania, tabele, aż po emoji i GIFy. Z poziomu czatu, możemy dzielić się nagraniami video z usługi Microsoft Stream, czy umawiać spotkania w kalendarzu Outlook.
Praca na plikach – oszczędność czasu!
Odnalezienie ważnych plików i konwersacji ze współpracownikami jest zdecydowanie mniej czasochłonne w stosunku do tradycyjnej komunikacji e-mailowej, podczas której kilka razy odsyłamy sobie nawzajem zaktualizowane pliki. Postęp prac nad konkretnym dokumentem obserwujemy na bieżąco, a sam dokument może być automatycznie zsynchronizowany z Twoim pulpitem, dzięki usłudze OneDrive i SharePoint. Pliki możemy edytować zarówno w przeglądarce, aplikacji klasycznej, jak i samej platformie Microsoft Teams. Edycja jednego pliku może być wykonywana przez kilka użytkowników jednocześnie.
Biorąc pod uwagę wspomnianą wcześniej wszechstronność, elastyczność i aspekt całościowego zarządzania, pozostałe narzędzia do zdalnej komunikacji, na tle Microsoft Teams wypadają zdecydowanie słabiej.
No dobrze, to co mam wybrać?
Na pytanie, która z aplikacji do zdalnej pracy jest najlepsza, nie ma niestety jednej odpowiedzi. Mimo że na pierwszy rzut oka wszystkie wydają się być do siebie podobne, to przy głębszej analizie okazuje się, że zdecydowanie różnią się funkcjonalnościami.
Decydując się na jedną z nich, musimy wziąć pod uwagę wiele różnych czynników. Przede wszystkim zestawić te, które opisaliśmy wyżej z indywidualnymi wymaganiami naszej organizacji. W pierwszej kolejności warto rozpatrzyć aspekty związane z bezpieczeństwem danych, wielkością firmy, a także to, jak bardzo zależy nam na rozbudowanej integracji z innymi, na co dzień używanymi aplikacjami (co bezpośrednio wpłynie na produktywność pracowników).
Jeśli wciąż się wahasz, jesteśmy tu, by rozwiać wszelkie wątpliwości i omówić Twoje pytania. Możemy zorganizować dla Ciebie szkolenie lub podczas krótkiego spotkania omówić funkcjonalności, które pomogą Twojej firmie zbudować nowoczesne miejsce pracy.
Naciśnij wyślij, aby wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
