Korzystasz ze zwykłej skrzynki mailowej wspólnie z kilkoma osobami? Skrzynka współdzielona to bezpieczniejsza, ale i tańsza alternatywa dla Twojej firmy. Dowiedz się, czym jest shared mailbox i poznaj zalety tego rozwiązania w pracy z zespołem!
Czym jest skrzynka współdzielona shared mailbox?
Twoja firma na pewno korzysta z adresów e-mail takich jak np. kontakt@firma.pl, biuro@firma.pl, faktury@firma.pl. Do takich skrzynek zazwyczaj dostęp ma kilku członków zespołu. Shared mailbox pozwala sprawnie i bezpiecznie obsługiwać pocztę z takich skrzynek wielu osobom naraz. Użytkownicy mogą dzięki niej wysyłać, odbierać i zarządzać wiadomościami z tego samego adresu, w tym samym czasie.
Być może teraz zapytasz: „ale czym to się różni od zwykłej skrzynki pocztowej, do której hasło mają wszyscy pracownicy?”. Shared mailbox ma zdecydowaną przewagę nad klasycznym e-mailem, który firmy używają jako “grupowy”.
Jakie są ryzyka przy korzystaniu ze zwykłej skrzynki?
Zastanawiałeś/aś się nad bezpieczeństwem rozwiązania, z którego korzystasz? Warto się temu przyjrzeć. Zwykła skrzynka pocztowa jest konfigurowana za pomocą tego samego loginu i hasła w kliencie pocztowym u każdego z użytkowników. Powoduje to nie tylko problemy z zachowaniem bezpieczeństwa, ale też bardzo utrudnia prawidłowe zarządzanie skrzynką.
Co, jeśli jeden z użytkowników zapomni hasła i trzeba będzie je zmienić? Co w przypadku odejścia jednego z członków zespołu? Czy administrator będzie pamiętał o zmianie i dystrybucji hasła przy każdej takiej sytuacji? Jak w takim przypadku chronić skrzynkę, gdzie ryzyko włamania jest większe razy ilość pracowników? To tylko kilka z pytań z tych, które nasuwają się przy takim rozwiązaniu… Na szczęście istnieje prosty sposób na zachowanie bezpieczeństwa i zapewnienie wygody przy obsłudze skrzynki współdzielonej.
Zalety shared mailbox w Microsoft 365
1 - Bezpieczeństwo
Korzystając z shared mailboxa otrzymujesz dostęp do skrzynki współdzielonej na podstawie uprawnień nadanych przez administratora. Oznacza to w praktyce, że dostajesz się do skrzynki za pomocą swoich indywidualnych poświadczeń imiennych. Profit? Nie musisz pamiętać o zmianie hasła za każdym razem, gdy któryś z pracowników je zapomni lub odejdzie z firmy, aby zapewnić minimalny poziom bezpieczeństwa.
Ale to nie wszystko! Dzięki logowaniu danymi kont imiennych, użytkownicy stosując u siebie uwierzytelnianie wieloskładnikowe MFA, jeszcze bardziej podnoszą bezpieczeństwo skrzynek współdzielonych i znajdujących się na nich danych.
Warto dodać, że posiadanie bezpiecznych skrzynek to profit nie tylko dla firm które z nich korzystają. To przede wszystkim ważny argument dla ich Klientów, którzy nie chcą wchodzić we współpracę z organizacjami, które narażają na utratę ich dane.
2 - Automatyzacja i wygoda
Zapomnij o logowaniu się do skrzynki w osobnej przeglądarce, lub o konieczności przeprowadzania dodatkowej konfiguracji. Jeśli administrator nadał Ci odpowiednie uprawnienia, shared mailbox automatycznie podepnie się do Twojego konta. Dodatkowa skrzynka sama pojawi się w Twoim Outlooku, a Ty nie będzie musiał się do niej oddzielnie logować. Czy można prościej?
3 - Współpraca
Czy zdarzyło się, że Twoi Klienci otrzymali ten sam e-mail od dwóch różnych pracowników?
A może Twój zespół ma wątpliwości, kto ma odpowiadać, na który e-mail?
Korzystając z shared mailboxa unikniesz niezręcznych sytuacji podczas obsługi Klientów i ułatwisz pracę swojego zespołu. W skrzynce współdzielonej od Microsoft możesz w prosty sposób organizować maile, dzięki dodaniu do nich kategorii. Do kategorii możesz przypisać nazwy i kolory, aby ułatwić zarządzanie wiadomościami, zgodnie ze swoim stylem pracy. W ten sposób nie tylko wpłyniesz na poprawę komunikacji wewnątrz zespołu, ale podwyższysz standardy obsługi Klientów.
4 - Z shared mailbox zyskujesz kontrolę
Dodatkowym atutem shared mailbox dla firm jest możliwość sprawdzenia, kto wysłał konkretną wiadomość. W przypadku standardowej skrzynki jest to niemożliwe – Ci którzy ją obsługują są traktowani jak jeden użytkownik. Shared mailbox pozwala na kontrolę nad wiadomościami – wszystkie informacje są zapisywane w logach administratora.
Jeśli z Twojej firmowej skrzynki wyjdzie wiadomość, która nigdy nie powinna zostać wysłana,
bez problemu znajdziesz sprawcę.
5 - To nic nie kosztuje
Założenie udostępnionej skrzynki w Microsoft jest całkowicie darmowe!
Posiadając już skrzynki Exchange – nie potrzebujesz kupować żadnych dodatkowych licencji, ani ponosić kolejnych kosztów. Bez haczyków!
Co jeszcze daje Ci skrzynka współdzielona od Microsoft?
Shared mailbox posiada wszystkie funkcjonalności standardowej skrzynki Exchange. Może służyć do udostępniania wspólnego kalendarza, ułatwiając wielu użytkownikom planowanie spotkań, wydarzeń, czy wgląd w urlopy. Z poziomu swojego Outlooka utworzysz też wygodnie zadania,
o których przypomni Ci aplikacja To Do.
Bezpieczeństwo, wygoda i profesjonalizm – dostajesz to wszystko w jednym pakiecie,
całkowicie za darmo.
Wykorzystaj udostępnioną skrzynkę pocztową w swojej firmie!
Shared mailbox to świetne narzędzie, które pomoże Ci usprawnić obsługę wiadomości i zwiększyć bezpieczeństwo. Dzięki niemu Twoja firma będzie działać o wiele wydajniej, a przy tym ograniczysz ryzyko, że na Twoją skrzynkę dostanie się ktoś niepowołany.
Nie wiesz, od czego zacząć? Skontaktuj się z nami – nasz zespół pomoże Ci wdrożyć to i wiele innych efektywnych rozwiązań w Twojej firmie!
