Microsoft SharePoint to platforma znana przede wszystkim z pomagania firmom w organizacji, udostępnianiu i zarządzaniu informacjami oraz dokumentami. Ale czy wiesz, że SharePoint może również służyć jako potężne narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych? Wykorzystaj możliwości tego narzędzia, usprawnij procesy i zwiększ efektywność. W tym artykule dowiesz się, jak to działa i jakie korzyści może przynieść automatyzacja w SharePoint
Czym jest SharePoint Automatyzacja?
Automatyzacja w SharePoint to wykorzystanie wbudowanych narzędzi i rozwiązań, takich jak SharePoint Designer, Power Automate (dawniej Flow) oraz SharePoint Workflows, do tworzenia reguł i procesów, które automatycznie reagują na konkretne zdarzenia lub zmiany w platformie. Dzięki temu możesz zautomatyzować powtarzalne zadania, przepływy pracy oraz udostępnianie i zarządzanie dokumentami. Usprawnij procesy i zwiększ efektywność z SharePointem.
Jakie korzyści niesie automatyzacja w SharePoint?
- Oszczędność Czasu
Automatyzacja pozwala na wyeliminowanie wielu ręcznych i powtarzalnych czynności. To oznacza, że pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych i kreatywnych zadaniach, zamiast tracić czas na czynności, które mogą zostać zautomatyzowane.
Do procesów, których automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas w organizacji należą m. innymi wysyłanie powiadomień np. w momencie dodania nowego dokumentu, komentarza lub nanoszenia aktualizacji do już istniejących, zatwierdzanie dokumentów czy zarządzanie procesami rekrutacyjnymi.
- Redukcja Błędów
Ludzkie błędy są nieuniknione, ale automatyzacja w SharePoint pomaga je zminimalizować. Systemy automatyczne są bardziej skrupulatne i nie popełniają prostych pomyłek, co przekłada się na lepszą jakość i dokładność pracy.
- Poprawa Efektywności
Dzięki automatyzacji procesów w SharePoint, operacje biznesowe stają się bardziej efektywne. Procesy są bardziej spójne i przewidywalne, co ułatwia zarządzanie nimi i podejmowanie decyzji.
- Skrócenie Cyklu Zatwierdzania
Procesy związane z zatwierdzaniem dokumentów czy wniosków, dzięki automatyzacji, mogą być znacząco przyspieszone. Wszystkie niezbędne kroki mogą być realizowane automatycznie, eliminując konieczność czekania na ręczne zatwierdzenia.
- Zwiększenie Kontroli
Automatyzacja pozwala na zwiększenie kontroli nad procesami biznesowymi. Możesz definiować reguły i warunki, które są automatycznie wykonywane zgodnie z Twoimi wymaganiami.
Jak Zacząć z Automatyzacją w SharePoint?
- Określ, które procesy można zautomatyzować: Sporządź listę procesów lub zadań, które są powtarzalne lub wymagają stałego monitoringu.
- Wybierz narzędzie do automatyzacji: SharePoint oferuje różne narzędzia do automatyzacji, takie jak Power Automate lub SharePoint Designer. Wybierz to, które najlepiej pasuje do Twoich potrzeb.
- Zdefiniuj reguły i kroki: Określ, co ma się dziać w ramach automatyzacji, jakie są warunki jej uruchomienia i jakie kroki powinny być podejmowane.
- Testuj i optymalizuj: Przed pełnym wdrożeniem przetestuj automatyzację, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami. Jeśli konieczne, dokonuj optymalizacji.
Jeśli powyższe punkty brzmią dla Ciebie nieco enigmatycznie, nie przejmuj się – to nasze zadanie, żeby przekładać język techniczny na biznes. Nasi specjaliści sprawnie wdrożą w Twojej organizacji takie rozwiązania, które przyniosą najwięcej korzyści i codziennego usprawnienia pracy. Chcesz dowiedzieć się, jak możesz przeprowadzić proces wdrożenia w Twojej organizacji albo masz dodatkowe pytania? Nasi eksperci pozostają do dyspozycji.
Podsumowując, automatyzacja w SharePoint to doskonałe narzędzie do usprawnienia procesów operacyjnych niezalenie od branży. Dzięki niej możesz zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i zwiększyć efektywność. Co więcej – SharePoint jest dostępny w ramach licencji Microsoft 365, więc jeśli Twoja organizacja korzysta z tego środowiska, to masz już to narzędzie w ramach jednej opłaty.
